Remote Audit (Fernaudit)

Notwendigkeit und Vorteile von Remote Audits

Nicht nur die Corona-Krise hat gezeigt, wie wichtig eine fortschreitende Digitalisierung für die deutschen Unternehmen ist. Gut vorbereitete Unternehmen sind auch deutlich besser durch die Krise gekommen. Im Hinblick auf Qualitätsmanagement hat sich das Thema Remote Audit als eines der wichtigsten Zukunftsthemen offenbart. Große Teile der deutschen Industrie (vor allem Automobilbau, Maschinenbau aber auch Medizin- und Pflegesektor) sind auf regelmäßige Auditierung angewiesen. Neben der Umsetzung von neuen Hygiene- und Sicherheitsstandards, die natürlich auch Kosten verursachen, sind Audits für sich alleine schon große Kostentreiber und verbrauchen immense zeitliche Ressourcen. Nicht zuletzt sind auch übermäßige Dienstreisen und der Einsatz weit entfernter, externer Berater nicht mehr zeitgemäß im Hinblick auf Klimafragen und soziale Verantwortung. Remote Audits (auch: Fernaudits) versprechen hier Abhilfe.

Die Notwendigkeit von Remote Audits ergibt sich also einerseits aus Kostengründen, andererseits aber auch aus der Möglichkeit unnötige Infektionsrisiken in Corona-Zeiten zu senken. Auch die staatlichen Förderungen für Digitalisierung im Unternehmen sind derzeit so zahlreich wie nie zuvor und außerdem recht schnell verfügbar.

Zu den wenigen Nachteilen von Fernaudits gehört vor allem die Einführungsphase, die immer noch recht kostspielig ausfallen kann. Die notwendige Hardware, angepasste Software, aber auch die wichtige externe Expertise müssen berücksichtigt werden. Ohne erfahrene Beratung riskiert man langfristig nicht optimale Ergebnisse und unnötige Langezeitkosten.

Wie schnell sich die durchaus hohen Initialkosten wieder einsparen lassen, hängt natürlich sehr vom Einzelfall ab. Sicher kann man sagen, dass bei hoher Auditfrequenz und bei hoher Auditkomplexität sich Kosten schnell wieder amortisieren können. 

Vorteile von Remote Audit zusammengefasst

• Generelle Reduzierung von Auditaufwänden
• Geringere Kosten durch weniger Reisekosten und Zeitaufwand
• Klimaschutz!
• Einbindung von Spezialisten, die lediglich zeitlich begrenzt gebraucht werden
• Einfache Durchführung von Nachaudits    

Remote Audit Definition

Was genau bezeichnet nun der Begriff „Remote Audit“ eigentlich? Einfach ausgedrückt handelt es sich um eine noch relativ neue Form des Auditierens, bei der durch die Hinzunahme technischer Hilfsmittel auf die physische Anwesenheit des Auditors verzichtet werden kann. Diese Hilfsmittel sind häufig Laptop oder Tablet-Computer, oder aber auch gleich hochwertige Virtual-Reality Datenbrillen (Smart Glasses). Während erstere vor allem darauf ausgelegt sind den bisherigen Auditprozess möglichst einfach digital abzubilden, erlauben Smart-Glasses mit ihren zusätzlichen Funktionen auch gleichzeitige Verbesserungen des Gesamtprozesses.

Beim Remote Audit unterscheidet man in der Praxis zwischen 3 Arten:

• Fully remote Audit –  Möglichst das ganze Audit findet ohne physische Anwesenheit des Auditors statt. In der Praxis ist dies heute aufgrund gesetzlicher Regelungen aber noch nicht immer möglich.
• Partly Remote Audit – Es erfolgt eine Aufteilung nach Audit-Prozessen, von denen einige remote und andere auf herkömmliche Art und Weise stattfinden.
• Follow-up Remote – Nach einem klassischen Audit vor Ort finden Folgemaßnahmen nur noch über Remoteprozesse statt.   

Unterschiede Remote Audit vs. klassisches Audit

Durch den unterschiedlichen Unterstützungsgrad durch technische Hilfsmittel unterscheiden sich Remote Audits  vor allem durch die Planung und die Nachbearbeitung. Insbesondere die erstmalige Einrichtung der notwendigen Infrastruktur, aber auch der Umgang damit erfordern einiges an zeitlichen und personellen Aufwänden. Je mehr sich alle Beteiligten an die geänderten Vorgänge gewöhnt haben, umso mehr kann das Fernaudit seine Vorteile ausspielen.

Die Planungsaufwände werden stetig geringer und in der Nachbearbeitung von Remote Audits liegen seine wahren Stärken. Denn ein Großteil der notwendigen Dokumentation lässt sich heute schon automatisiert anfertigen. Video- und Audioaufnahmen ergänzen die Dokumentation und das Berichtswesen des Audits sinnvoll.

Remote Audits durchführen – für wen interessant?

 Remote Audits können schnell und effektiv dort eingeführt und durchgeführt werden, wo bereits ein hoher Grad an Digitalisierung und allgemeiner Technikfreundlichkeit besteht. Je mehr Prozesse bereits digitalisiert sind, umso besser sind die Mehrwerteffekte, die sich aus einer Digitalisierung von Audits ergeben können. Dies gilt erst Recht für den gesamten Bereich des Qualitätsmanagements, denn Optimierungen lassen sich dann sehr viel schneller und einfacher in die bestehenden Prozessketten einbringen.

 Problematisch kann die Einführung von Remote Audits dann werden, wenn es zu Akzeptanzproblemen hinsichtlich der neuen Technik kommt und keine geeignete IT-Infrastruktur gegeben ist. Auch Sicherheitsaspekte können verhindern, dass man Remote Audits einfach einführen und durchführen kann ohne weitergehende Vorarbeiten leisten zu müssen.

iVision® – eine bewährte und flexible Lösung für Remote Audits und weitergehende Digitalisierungsaufgaben

Mit unserer Software-Lösung iVision® für Pick-by-Vision bieten wir eine flexible Möglichkeit, um zeitgemäße Remote Audits bei Ihnen im Unternehmen zu etablieren. Der modulare Aufbau erlaubt die Einbindung von Hardware unterschiedlichster Hersteller, sowie die einfache Anbindung anderer Softwaresysteme.

iVision® ist eines der wenigen Systeme auf dem Markt, die sowohl komplette Neueinführungen, als auch Erweiterungsprojekte, mit einer einzigen, flexiblen Plattform realisieren können. Gerne zeigen wir Ihnen, wie man mit modernen Hilfsmitteln wie Datenbrillen und spezialisierter Software Effizienz und Qualität Ihrer Audits steigern kann

Weitere Informationen: Remote Audit – Software für Fernaudit, Remote Audit Software, Remote Audit – Software, Beratung, Einführung